Fluxer Solutions

Setor: Recursos Humanos / Operações Internas

Ferramentas: Power Automate Cloud, SharePoint, Microsoft Forms, Outlook, Planner, Teams

Organização, consistência e experiência positiva desde o primeiro dia

O processo de onboarding é mais do que a receção de um novo colaborador. Envolve múltiplas equipas, tarefas interdependentes e prazos que precisam ser cumpridos com rigor. Neste caso, a Fluxer Solutions ajudou uma empresa de serviços a transformar um fluxo fragmentado em um processo digital, coordenado e rastreável — sem alterar os sistemas existentes.

O Desafio

O onboarding era feito com planilhas, emails informais e ações manuais desconectadas. Os principais problemas incluíam:

• RH preenchia manualmente documentos e planilhas individuais
• IT só era avisada em cima da hora para criar contas e equipamentos
• A equipa de Facilities nem sempre era notificada sobre novos acessos
• Não havia checklist formal nem validação do que estava concluído
• Colaboradores chegavam no primeiro dia sem email, computador ou cartão de acesso

A Solução

Com base em Power Automate, desenvolvemos uma automação conectando Microsoft Forms, SharePoint, Outlook, Planner e Teams. O processo foi padronizado para garantir execução consistente e sem atrasos.

• Formulário online preenchido por RH com os dados do novo colaborador
• Criação automática de uma pasta SharePoint com documentos pré-preenchidos
• Tarefas criadas no Planner para IT (conta, email, equipamentos) com prazos definidos
• Notificações enviadas automaticamente a Facilities e chefia direta via Teams e Outlook
• Validação do estado de cada ação com atualização automática para RH

O fluxo inclui tratamento de exceções, controlo de prazos e logs detalhados para auditoria interna.

Resultados

• 100% dos onboardings concluídos antes do primeiro dia de trabalho
• Redução de 90% dos emails internos sobre tarefas pendentes
• Eliminação de falhas de comunicação entre departamentos
• Melhoria significativa na experiência do colaborador

Próximas Evoluções

Com o processo padronizado e digitalizado, a empresa poderá facilmente integrar esse fluxo com sistemas de RH (ex: SAP SuccessFactors, BambooHR) ou expandir para automação de offboarding, avaliações e atualizações de dados contratuais.