Fluxer Solutions

Setor: Contabilidade / Financeiro

Ferramentas: Power Automate Desktop, Excel, ERP Local, Outlook, AI Builder OCR

Transformar uma rotina crítica e morosa numa operação digital, rápida e fiável

A reconciliação bancária é um processo crítico para qualquer equipa financeira, mas frequentemente consome tempo excessivo e está sujeito a falhas humanas. Neste caso, ajudámos uma PME a digitalizar por completo esta rotina semanal — libertando a equipa de tarefas manuais e aumentando drasticamente a fiabilidade do processo.

O Desafio

A empresa precisava de reconciliar, semanalmente, os valores de dezenas de faturas em PDF com os extratos bancários e os lançamentos do ERP local. O processo envolvia:

• Abertura manual de cada fatura em PDF
• Extração manual dos valores, datas e NIFs
• Comparação linha a linha com o ficheiro de movimentos bancários em Excel
• Validação manual dos registos no ERP, um a um
• Geração de um relatório manual de inconsistências

Este processo podia demorar até 12 horas por semana, especialmente em períodos de volume elevado. Além disso, havia um elevado risco de erro humano e falta de rastreabilidade.

A Solução

Desenvolvemos uma automação híbrida, combinando Power Automate Desktop, Excel, AI Builder e acesso ao ERP via RPA. O fluxo foi desenhado para garantir total integração entre sistemas e mínima intervenção humana.

• Monitorização automática de uma pasta de entrada de faturas em PDF
• Extração inteligente de dados usando OCR com AI Builder (NIF, valor, data)
• Comparação automática com o ficheiro de movimentos bancários (Excel)
• Acesso automatizado ao ERP local via interface e verificação dos registos
• Geração de um ficheiro de auditoria com todos os resultados e envio automático por email

Todo o processo foi desenhado com logs detalhados, tratamento de erros e notificações inteligentes para garantir total controlo e rastreabilidade.

Resultados

• Tempo de reconciliação semanal reduzido de 12 horas para apenas 20 minutos
• Eliminação completa de erros por transcrição manual
• Equipa financeira libertada para análise estratégica
• Melhoria na conformidade e auditoria interna

Próximas Evoluções

Com os dados organizados e estruturados, a empresa poderá agora integrar relatórios de reconciliação diretamente com dashboards Power BI e automatizar a reconciliação multibanco com conectores cloud — sem necessidade de novos investimentos em software.